Steuererklärung: Belege sammeln kann sich lohnen!

20.03.2017
Belege für Steuererklärung

Belege für die Steuererklärung sammeln

Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel… all diese Belege müssen nicht gesammelt werden, wenn bei der Einkommensteuererklärung auf die zahlreichen Pauschalen zurückgegriffen wird, um Steuern zu sparen. Werbungskosten werden beispielsweise pauschal mit 1.000 Euro bei jedem Arbeitnehmer berücksichtigt. Aber Achtung, liegen die tatsächlichen Ausgaben über der Pauschale, dann lohnt es sich die Nachweise zu sammeln, um mehr Geld vom Fiskus zurückzuholen.

Steuerprofis wie die Lohi berechnen, welche Vorgehensweise individuell günstiger ist und ordnen die gesammelten Belege den abzugsfähigen Posten in der Steuererklärung zu. Welche Rechnungen sind nun für die Steuererklärung zu sammeln und welche Nachweise erübrigen sich? Sachverhalte, die jedes Jahr in derselben Höhe erneut anfallen, sind nur im Ausnahmefall zu belegen.

Werbungskosten und außergewöhnliche Belastungen

Wenn einzelne Belege angesetzt werden, so ist es umso vorteilhafter, je detaillierter die Beschreibung der Ausgabe auf der Rechnung genannt ist. So sollte statt nur „Fachbuch“ der Titel des Buches vermerkt sein, damit die Ausgabe anerkannt wird. Werden Umzugskosten einzeln abgesetzt, so ist die Angabe „Handwerkerleistung“ auf der Rechnung nicht aussagekräftig. Ist hingegen „Auf- und Abbau der Satellitenschüssel“ auf selbiger ausgewiesen, so ist die Ausgabe klar zuzuordnen.

Entstehen im Laufe des Jahres Aufwendungen infolge von Krankheit, so sollten die Betroffenen die Belege der Ausgaben konsequent sammeln und laufend eine Aufstellung darüber führen. Das betrifft Fahrten mit dem eigenen Pkw zum Arzt, ins Krankenhaus, zur Physiotherapie oder Apotheke. Hier empfiehlt die Lohi eine Liste, die den Tag der Fahrt, das Ziel und die jeweils gefahrenen Kilometer enthält und auch die Parkscheine aufzuheben. Ob die Krankheitskosten als außergewöhnliche Belastung die Steuerlast reduzieren, stellt sich aber erst am Jahresende heraus, denn diese müssen die sogenannte zumutbare Belastung im Verhältnis zum Einkommen übersteigen.

Was tun, wenn Belege für die Steuererklärung fehlen?

Manchmal passiert es, dass für eine Aufwendung kein Beleg vorhanden ist. Dennoch darf diese Ausgabe steuerlich geltend gemacht werden. Jedoch muss dem Finanzamt glaubhaft gemacht werden können, dass diese Kosten tatsächlich entstanden sind und warum es keinen Beleg dafür gibt. Im Zeitalter der elektronischen Zahlung kann auch ein Kontoauszug als Beleg für eine gebuchte Ausgabe dienen. Für das Finanzamt nicht relevante Ausgaben auf dem Kontoauszug dürfen geschwärzt werden.

Alternativ kann auch selbst ein Beleg erstellt werden. Eigenbelege können beispielsweise für Ausgaben an Münzautomaten wie Kopierer, Parkuhren oder Porto in Anspruch genommen werden, wenn kein Beleg ausgedruckt werden konnte. Allerdings sollten Eigenbelege die absolute Ausnahme bleiben und nur im konkreten Fall oder im Falle eines Verlusts genutzt werden. Das Ausstellen unwahrer Belege oder Belege mit unrichtigen Angaben gelten als Steuerhinterziehung und sind strafbar.

Gesetzesänderung bei den Belegen

Für Steuererklärungen, die ab 2018 abgegeben werden, gibt es gesetzliche Änderungen, die die Belege betreffen. Aus der „Belegvorlagepflicht“ wird teilweise eine „Belegvorhaltepflicht“. Das bedeutet, wer seine Steuererklärung abgibt, ist nicht mehr verpflichtet bestimmte Belege einzureichen. Die Belegvorhaltepflicht wurde als erstes für Spendenbescheinigungen eingeführt. „Die Gesetzesänderung sollte jedoch nicht missverstanden werden, denn alle Nachweise müssen wie bisher weiterhin gesammelt und aufbewahrt werden, um diese bei Aufforderung vorlegen zu können“, erklärt Hans Daumoser, Vorstand der Lohi.

Werden Steuerbelege systematisch geordnet abgelegt, dann erspart das bei Bedarf längeres Suchen. Denn die Praxis zeigt, dass Finanzämter in Bezug auf das Anfordern von Nachweisen von Finanzamt zu Finanzamt und auch von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter sehr unterschiedlich sind.