Fahrtenbuch - Eine ordnungsgemäße Führung ist nicht leicht!
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss fortlaufend, zeitnah, übersichtlich und in geschlossener Form geführt werden.
Warum ein Fahrtenbuch führen? Wenn Sie als Arbeitnehmer einen Dienstwagen auch zu privaten Zwecken nutzen, ist diese private Nutzung als geldwerter Vorteil zu versteuern. Hierfür wird pauschal ein Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat angesetzt. Ist dieser Wert in Ihrem Fall zu hoch, können Sie auch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen. Dieses Fahrtenbuch muss allerdings hohe Anforderungen erfüllen, damit es vom Finanzamt als „ordnungsgemäß geführt“ anerkannt wird. Der Betrag, der auf die private Nutzung entfällt, wird genau ermittelt. Dieser Wert kann wesentlich niedriger sein als der pauschale Ein-Prozent-Monatswert.
Was bedeutet "ordnungsgemäßes" Fahrtenbuch?
Zweck eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist es, einen vollständigen und richtigen Nachweis der tatsächlichen Privatnutzung (Privatfahrten einschließlich Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) zu gewährleisten. Die Angaben müssen leicht nachprüfbar sein. Das Fahrtenbuch muss während des gesamten Jahres bzw. der gesamten Nutzungszeit des Fahrzeugs
- fortlaufend,
- zeitnah,
- in einer übersichtlichen und
- gebundenen oder jedenfalls geschlossenen Form (Buch)
geführt werden. Nachträgliche Änderungen oder Eintragungen müssen ausgeschlossen oder zumindest deutlich erkennbar sein. Lose Notizzettel oder ergänzende Unterlagen sind daher kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Festzuhalten ist zunächst der Kilometerstand zum Jahresbeginn bzw. zum Zeitpunkt des Beginns der Nutzung. Darauf aufbauend sind berufliche und private Fahrten gesondert und laufend aufzuzeichnen. Bei Privatfahrten genügen die Angaben „Privatfahrt“ und die gefahrenen Kilometer. Bei beruflichen Fahrten müssen pro einzelne Fahrt folgende Angaben gemacht werden:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit (durch Ablesen vom Tachometer)
- Reiseziel sowie Reiseroute bei Umwegen
- Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner
Ist eine Computerdatei ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch?
Eine Computerdatei wird nur dann als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch anerkannt, wenn nachträgliche Veränderungen an den Daten technisch ausgeschlossen sind oder die Änderungen in der Datei automatisch dokumentiert und offengelegt werden. Ein Fahrtenbuch, das durch das Programm Microsoft Excel erstellt wird, ist kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, weil es die Möglichkeit eröffnet, bereits eingegebene Daten nachträglich zu verändern und weil diese Änderungen vom Programm nicht dokumentiert werden.
Rechtsstand 07-2014